PREGUNTAS MÁS FRECUENTES SOBRE TRAMITACIÓN DE DIETAS
· Sobre asistencia a un congreso, reunión científica…
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Sobre vehículos de alquiler.
· Sobre autorizaciones de permisos/licencias y comisiones de servicio.
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Otras.
Última actualización:
15/06/2008
Sobre asistencia a un congreso, reunión científica…
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PREGUNTAS |
RESPUESTAS |
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¿Puedo cobrar la inscripción de un congreso en la liquidación de dietas? |
No. La inscripción de un congreso debe percibirse mediante "justificante de gastos a recuperar" en caso de haberse adelantado el importe por el interesado. (Ver el documento de anticipos para inscripciones en congresos) |
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Un compañero de mi departamento y yo hemos asistido a un congreso en Barcelona y nos hemos alojado en la misma habitación. El importe de una noche de alojamiento asciende a 180 euros. ¿Qué importe podemos recuperar cada uno? ¿Cómo hacemos la justificación si sólo tenemos una factura? |
Cada uno puede recuperar el importe de 90 €. En estos casos el límite máximo por alojamiento de dos personas en la misma habitación tanto en Madrid como en Barcelona es de: 102.56€ + 102.56€ = 205,12€ Para la justificación se hará una fotocopia a la factura y se indicará en dicha fotocopia la siguiente inscripción: Si el cargo se imputa al capítulo II: “El original de la presente factura se encuentra en la liquidación de D. nombre y apellidos.” Si el cargo se imputa al capítulo VI: “El original de la presente factura se encuentra en la liquidación de D. nombre y apellidos, Justificante de Gastos nº ______ ”
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He asistido a un congreso que se ha celebrado en territorio nacional. ¿Qué documentación tengo que aportar para poder recuperar los gastos que he tenido por alojamiento, manutención y locomoción si me he desplazado en avión y me he alojado en un hotel de los indicados por la organización del congreso? |
Debe presentar: - Impreso Modelo I-1. Autorización comisión servicio (original y copia) que debió solicitar al menos 72 horas antes de su asistencia al congreso. - Impreso Modelo I-2. Justificación gastos realizados. - Impreso Modelo I-3. Liquidación de gastos realizados. - Factura del alojamiento hotelero donde ha pernoctado. - Billetes originales de avión, con indicación del itinerario, días y horas de ida y vuelta. Si el billete es electrónico o se ha adquirido a través de internet, se deberá imprimir el itinerario del viaje que indicará el precio del mismo. Cuando el billete se haya adquirido a través de una Agencia de Viajes (y no sea electrónico) en la factura se incluirá el itinerario y el precio del mismo. Junto al billete se entregarán los resguardos de las tarjetas de embarque o documento justificativo de haber realizado el viaje. - Recibos o facturas de taxi, con indicación del recorrido realizado. Son admisibles los taxis empleados para los recorridos: IDA: Granada-aeropuerto, aeropuerto de destino-hotel. VUELTA Hotel-aeropuerto, aeropuerto de Granada-Granada. También es indemnizable el traslado en coche propio a un aeropuerto distinto del de Granada y en cualquier caso el aparcamiento en el aeropuerto hasta un máximo de cinco días.
- Certificación acreditativa de la asistencia al congreso.
Los gastos de alojamiento serán indemnizables (incluido desayuno) hasta un 25% más del límite del alojamiento cuando el hotel haya sido indicado por la organización del congreso. En este caso habrá que presentar, además de la correspondiente factura, documento acreditativo de la oferta hotelera realizada por el congreso.
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Si tengo emitidos los billetes de avión de ida y vuelta para asistencia a un congreso con tarifa no reembolsable, pero no puedo asistir por encontrarme enfermo los días de celebración del congreso, ¿puedo recuperar el importe de los billetes que previamente he abonado? En caso afirmativo, ¿qué debo hacer para recuperar el coste de estos billetes? |
El coste de los billetes aéreos de tarifa no reembolsable es indemnizable siempre que se produjeran causas de fuerza mayor que impidieran la realización del viaje (como sería el caso de enfermedad). En estos casos la tramitación para la recuperación del importe de los billetes se hará mediante justificante de gastos a recuperar realizado en la aplicación de gestión económica. Este justificante de gastos irá acompañando de: -Los billetes de avión o facturas de los mismos con indicación del itinerario, días y horas de ida y vuelta. Si el billete es electrónico o se ha adquirido a través de internet, se deberá imprimir el itinerario del viaje que deberá indicar el precio del mismo. Cuando el billete se haya adquirido a través de una Agencia de Viajes (y no sea electrónico) en la factura se incluirá el itinerario y el precio del mismo. -Un informe donde se indique el motivo que ha causado la imposibilidad de realización del viaje. - Documento de cesionario. ( Es un impreso que se adjunta al justificante de gasto en el que se indica la cuenta corriente en la que el interesado prefiere que se le ingrese el importe a recuperar). |
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¿Es imprescindible la presentación de copia del certificado de asistencia a un congreso, jornada, curso o seminario al que he asistido para que me reembolsen los gastos de dietas y locomoción? |
Sí es requisito imprescindible. Sin este documento NO serán reembolsados los gastos de dietas y locomoción que se hayan producido por asistencia al congreso. |
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He asistido a un congreso en el extranjero y no me han extendido certificado de asistencia al mismo. Si no lo presento, ¿me pueden reembolsar los gastos de dietas y locomoción? |
NO A menos que se acompañe a la liquidación de gastos una memoria explicativa en la que se indique el motivo de la no presentación del certificado junto a algún documento (por ejemplo, copia del acta de las publicaciones del congreso) en el que se demuestre la participación en tal evento. |
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He asistido a una reunión de un proyecto de
investigación fuera de
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NO Sólo es necesaria una copia de la convocatoria. |
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Durante un congreso me he alojado en un hotel que he reservado a través de una agencia de viajes en Granada y he pagado a través de dicha agencia, ¿necesito algún certificado del hotel?
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NO Para la justificación del alojamiento solo es necesaria la factura de la agencia de viajes. |
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PREGUNTAS |
RESPUESTAS |
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¿Se pagan los recibos de aparcamiento en el aeropuerto? |
Sí. Se abonará hasta el importe máximo de cinco días siempre que se justifique mediante el correspondiente recibo original, donde consten los días y las horas de entrada y de salida, así como el precio del mismo. |
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¿Se paga el gasto de garaje en los hoteles? |
Sí. Siempre que se justifique documentalmente mediante factura que deberá expresar la fecha de entrada y salida y el importe correspondiente.
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En la última comisión de servicio que he realizado, he utilizado como medio de transporte mi vehículo particular. En la ciudad de destino he necesitado dejar el vehículo en tres aparcamientos públicos diferentes, de los cuales tengo los recibos correspondientes. ¿Puedo recuperar el importe que he abonado por cada uno de los aparcamientos? |
Sí. Los gastos de aparcamientos públicos, utilizados en el lugar de desempeño de la comisión de servicio, son indemnizables siempre que se tenga la correspondiente justificación documental original.
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Si me tengo que trasladar a Ceuta y utilizo mi vehículo particular para llegar hasta Algeciras. ¿Se me abonan los gastos de estacionamiento del vehículo en un aparcamiento público? |
Sí Estos gastos son reembolsables hasta un máximo de 5 días. |
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He tenido que trasladarme a Melilla y he usado mi coche para el traslado desde Granada a Málaga. ¿Se me abonan los gastos de estacionamiento en el aeropuerto de Málaga? |
Sí. Estos gastos son reembolsables hasta un máximo de 5 días. |
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PREGUNTAS |
RESPUESTAS |
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Si he pedido un anticipo de dietas para un viaje y no lo he justificado. ¿Puedo pedir otro anticipo para un viaje distinto? |
No. Mientras exista un anticipo sin justificar no podrá abonarse el importe de otro anticipo. |
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Si tengo concedido un anticipo de dietas y no lo he justificado, ¿puedo cobrar el importe de dietas y gastos de viaje de otra comisión de servicio distinta de la comisión para la que me concedieron el anticipo? |
No. Mientras exista un anticipo sin justificar no podrá abonarse el importe de dietas y gastos de viaje de ninguna comisión de servicio. |
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¿Con cuánto tiempo de antelación puedo solicitar un anticipo de dietas? |
Durante los diez días anteriores al de inicio de la comisión de servicio. (En los anticipos de congresos la tramitación es diferente).
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¿Cuándo tengo que justificar el anticipo de dietas que he recibido para realizar una comisión de servicio? |
A la vuelta del viaje y en un plazo no superior a diez días naturales, deberá justificar el gasto. Una vez realizada la liquidación, si resultase diferencia en su contra reintegrará el sobrante, si la diferencia es a su favor se le hará ésta efectiva. |
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Si me voy al extranjero durante seis meses para realizar una estancia de investigación. ¿Puedo solicitar anticipo de los gastos de dietas y locomoción? |
Sí. Se podrá solicitar el adelanto correspondiente del importe aproximado de las dietas y de los gastos de viaje que pudieran corresponder que, en ningún caso, podrá superar el 80% del importe total estimado de la indemnización por tales conceptos. Como máximo se podrá anticipar el importe de tres meses del período de tiempo de estancia. |
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¿Tengo que esperar a volver del viaje para poder cobrar las dietas? |
No. Se puede pedir un anticipo de hasta del 80 % del valor de la estimación de gastos, en los 10 días anteriores a la realización del viaje. |
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¿Si he pedido un anticipo y se suspende el viaje, que debo hacer? |
Se deberá poner en contacto con
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RESPUESTAS |
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En una comisión de servicio, ¿puedo utilizar un vehículo de alquiler y luego solicitar que me abonen el importe de la factura cuando justifique la dieta? |
No como norma general. Sin embargo cuando su uso sea imprescindible para ello (cuando no exista transporte público o cuando las circunstancias así lo requieran) y si la utilización de vehículo de alquiler está autorizada previamente, sí será indemnizable el importe de la factura en la dieta. |
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Desde Ceuta o Melilla nos
desplazamos dos o más profesores para asistir a un Consejo de Departamento en
Granada, ¿podemos alquilar un vehículo para realizar el trayecto
Málaga-Granada y viceversa? |
Si Siempre que la utilización de vehículo de alquiler esté autorizada previamente. Únicamente serán indemnizables los gastos de alquiler del vehículo correspondientes a la duración del trayecto de ida y vuelta, incluidos los recibos de combustible y peaje, salvo que las circunstancias particulares de la comisión de servicio impliquen la necesidad de usar el vehículo durante los días de la misma. |
Sobre autorizaciones de permiso/licencias y
comisiones de servicio.
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PREGUNTAS |
RESPUESTAS |
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Para proceder al cobro de una Comisión de Servicio, ¿es imprescindible la firma del Director del Departamento y la del Decano si el interesado no solicita Licencia? |
Si el interesado no solicita licencia no es imprescindible la firma del Director del Departamento ni la del Director del Centro. Si es necesaria si afecta a la docencia que el profesor tenga designada, cuando la licencia sea inferior a un mes. Cuando la licencia sea superior a un mes e inferior a tres meses también es necesaria, además, la autorización del Vicerrectorado de Ordenación Académica y Profesorado. |
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En una comisión de servicio,
¿es necesaria la firma previa con la autorización de la comisión para el
abono de los gastos de dietas? |
La firma previa es necesaria,
con carácter general, para todas aquellas comisiones de servicio que sean
programadas con una antelación superior a las 72 horas mínimas, respecto a la
fecha de inicio del viaje, en las que éstas deben ser autorizadas, según se
indica en el punto 4 del MANUAL
PRÁCTICO PARA "Con carácter general, las solicitudes de comisión de servicio habrán de presentarse para su autorización con una antelación mínima de 72 horas respecto a la fecha de inicio del viaje, utilizando el correspondiente impreso o su versión electrónica" |
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Para un becario o contratado
de investigación, ¿es necesario solicitar autorización de comisión de
servicio? En caso afirmativo, ¿quién
firma la autorización? |
Si es necesario. La autorización será firmada: · Cuando la comisión de servicio sea inferior a un mes, por el Responsable del Centro de Gasto que se haga cargo del abono de los gastos de dietas y locomoción. · Cuando la comisión de servicio sea superior a un mes, por el Vicerrectorado de Política Científica e Investigación. |
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¿Qué diferencia existe entre
solicitud de Permiso/licencia y solicitud de Comisión de Servicio? |
1.
La diferencia principal es que 2.
El Permiso/Licencia sólo es solicitado por el
PDI y |
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Soy investigador principal
de un proyecto en el que participan investigadores de varias universidades.
Hemos programado en una de las universidades participantes, distinta a la de
Granada, una reunión de coordinación del proyecto de una semana de duración y tengo intención
de cargar los gastos que se originen por mi desplazamiento, alojamiento y
manutención en el Centro de Gastos del proyecto. ¿Qué tengo que solicitar,
PERMISO/LICENCIA, COMISIÓN DE SERVICIO o ambas a la vez? |
Caben varias posibilidades: 1. Que la reunión se realice en los periodos
no lectivos (mes de agosto, Navidad o Semana Santa). En este caso sólo se necesita COMISIÓN DE SERVICIO autorizada por Ud., al ser el Responsable del Centro de gasto donde se van a cargar los gastos que se originen y ser el periodo de ausencia inferior a un mes. 2. Que la reunión se realice durante los
periodos lectivos y no se vea afectada la docencia que tiene asignada (clases
y tutorías). En este
caso, igual que anteriormente, sólo se
necesita COMISIÓN DE SERVICIO. 3. Que la reunión se realice durante los
periodos lectivos y se vea afectada durante su ausencia la docencia que tiene
asignada (clases y tutorías). En este caso necesita solicitar PERMISO/LICENCIA en el Departamento/Instituto al que pertenezca y COMISIÓN DE SERVICIO autorizada por Ud., al ser el Responsable del Centro de gasto donde se van a cargar los gastos que se originen y ser el periodo de ausencia inferior a un mes. 4. Que la reunión se realice parte durante periodos
lectivos y parte durante periodos no lectivos. En este caso necesita lo mismo que en la posibilidad nº 3 anterior. |
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¿Cuándo tiene que solicitar
el Personal Docente e Investigador (PDI) PERMISO/LICENCIA? |
El PDI estará obligado a solicitar siempre PERMISO/LICENCIA cuando en los periodos lectivos, la docencia que tenga asignada (clases y tutorías) se vea afectada durante su ausencia. |
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Voy a asistir a un Congreso
durante los primeros días del mes de agosto. ¿Qué autorización tengo que
solicitar? |
Solo necesita solicitar Comisión de Servicio que será autorizada por el Responsable del Centro de gasto que se haga cargo de los gastos de dietas y locomoción a que tenga derecho. |
Otras.
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PREGUNTAS |
RESPUESTAS |
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Los gastos extraordinarios de viaje al extranjero, como vacunas, visados y otros que sean necesarios para la entrada en el país de que se trate, ¿se pueden recuperar? |
Sí. Se pueden recuperar presentando los justificantes documentales correspondientes. |
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¿Cómo puedo liquidar los gastos extraordinarios de viaje al extranjero, como vacunas, visados y otros que sean necesarios para la entrada en el país de que se trate? |
Estos gastos serán liquidados en el apartado “Locomoción-otro” del impreso de liquidación de gastos realizados (Modelo I-3). |
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¿Se pagan los gastos de peaje en las autopistas? |
Sí. Siempre que se justifique documentalmente mediante los recibos originales de pago. |
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Si en una comisión de
servicio he percibido por otro organismo o empresa distintos a |
Sí. Será abonada la diferencia entre la
indemnización recibida y el importe de la retribución que resultaría por aplicación
de la normativa sobre indemnizaciones por razón del servicio de |
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He asistido como miembro de un tribunal de tesis doctoral que se ha celebrado en Ceuta o Melilla ¿Tengo derecho a que se me abonen los gastos de desplazamiento, alojamiento y manutención? |
Sí Siempre que presente los justificantes correspondientes. |
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He realizado una campaña de
campo en |
Cuando realice la liquidación de gastos por alojamiento, manutención y locomoción debe aportar los justificantes o facturas de las estaciones de servicio donde ha repostado el combustible. La suma de estas facturas se indicarán en el apartado “Locomoción-peajes y/o vales gasolina vehículos oficiales y no oficiales” del impreso de liquidación de gastos realizados (Modelo I-3). |
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Hemos asistido a un homenaje que le han dado a un compañero/a de nuestro Departamento en Madrid. ¿Qué tenemos que hacer para recuperar los gastos de desplazamiento, alojamiento y manutención? |
Según normativa vigente, estos gastos
NO son indemnizables por ser considerados como comisiones realizadas a
conveniencia de los interesados según se indica en el punto 3, párrafo
cuarto, del Manual Práctico para |
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He viajado en avión en clase “Business Class”. ¿Es reembolsable el gasto de este billete de avión? |
La tarifa correspondiente a billetes de avión en clase “Business Class”, NO es reembolsable. En estos casos se reembolsa el coste correspondiente a un billete de avión, con el mismo recorrido, en clase turista. |
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He realizado una estancia de 5 días para la coordinación de un proyecto de investigación. Por la distancia del hotel donde me he alojado al centro de investigación donde nos hemos reunido he tenido que utilizar, todos los días, dos medios de transporte público para el traslado. ¿Puedo recuperar el importe de los billetes del transporte público? |
Sí. El traslado en el interior de las ciudades en medios colectivos de transporte es indemnizable. |
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Si como consecuencia de hacer una estancia de investigación en una universidad o centro de investigación nacional o extranjero sólo voy a percibir una parte de los gastos generados por alojamiento, manutención y desplazamiento, ¿cómo debo hacer la liquidación de estos gastos? Si posteriormente me concedieran una ayuda para esta misma estancia, ¿cómo podría cobrarla? |
Aunque no se perciba el importe total de los gastos a que se tenga derecho, la liquidación de éstos siempre debe realizarse completa, calculando el importe total que corresponda por manutención y alojamiento, según que el lugar de la estancia se encuentre en territorio nacional o extranjero, y el importe por desplazamiento.
En el apartado “Líquido a percibir” se indicará el importe que realmente se pretende percibir. En el caso de recibir una ayuda posterior para la misma estancia de investigación tendría que acompañar una copia de la liquidación inicial, indicando en ésta el importe de la ayuda que le han concedido, junto a una copia del documento de concesión. El procedimiento a seguir es el mismo que para la percepción de cualquier indemnización por razón de servicio (dietas). |
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Si resido en Ceuta o Melilla y quiero usar mi vehículo particular para realizar una Comisión de Servicio autorizada a Granada u otro lugar de la península, ¿Me abonan en la dieta el importe del embarque del coche? |
Si Siempre que los gastos se justifiquen mediante el billete correspondiente. |
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Para trasladarme desde
Melilla a la península he adquirido un “pack” de coche + camarote doble ya que es más económico, aunque viajes
solo, que si compras un billete
individual + coche; ¿podría recuperar el importe total del billete cuando realice
la liquidación de dietas? |
Si Siempre que se demuestre documentalmente la economía en la adquisición de éste tipo de billete con relación al billete individual. |