Recomendaciones sobre la remisión de documentación al Archivo Universitario de Granada
De cara a asegurar la correcta conservación y organización del Patrimonio Documental de la Universidad de Granada, el Archivo Universitario ha elaborado las siguientes recomendaciones prácticas.
- La antigüedad de la documentación que se remita a este Archivo Universitario no podrá ser inferior a 5 años, y debe corresponder a trámites administrativos ya finalizados. No obstante, la documentación cuya antigüedad sea inferior a cinco años será estudiada por el Archivo, quien decidirá sobre su ingreso.
- Cada unidad administrativa que pretenda ingresar la documentación, tendrá que ponerse previamente en contacto con el Archivo, a fin de preparar el ingreso de la citada documentación (previsión de espacio, etc...).
- La documentación habrá de remitirse en cajas adecuadas, donde figuren rotulados el nombre de la unidad administrativa y su contenido.
- Dentro de las cajas, la documentación deberá ir ordenada. Cada expediente irá en su correspondiente carpetilla, y desprovisto de grapas, clips, gomas y cualquier otro cuerpo extraño que pueda deteriorar el papel, y eliminando fotocopias, duplicados, sobres, etc.
- Tanto las cajas como las carpetillas, de materiales adecuados para la conservación definitiva de la documentación a remitir, podrán ser solicitadas al Archivo Universitario.
- La documentación a ingresar tendrá que ir acompañada de la correspondiente hoja de remisión (una para libros y otra para cajas), debidamente cumplimentada y normalizada, que se puede descargar desde este sitio web, de acuerdo con las instrucciones que de igual forma se encuentran aquí, o bien solicitar ambas al teléfono o al fax del Archivo.
- La hoja de remisión deberá ser firmada por el responsable de la unidad emisora de la documentación, y será devuelta a la misma, tras su comprobación.
- Estas recomendaciones no van unicamente destinadas a la documentación administrativa ordinaria sobre papel, sino que incluye a cualquier otro tipo de documento, sobre cualquier soporte, producido dentro del ámbito universitario, y que por su interés deberá ser conservado: fotografías, vídeos, grabaciones sonoras, material informático, etc...
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Última actualización: 03/10/2001