El Archivo de la UGR
Reglamento del Archivo Universitario de Granada
CAPÍTULO IV. De la organización y funcionamiento del Archivo
Sección Segunda. Del Acceso a la documentación y los servicios de Archivo.
Subsección Segunda. De la Difusión y Reproducción de Documentos.
Art. 40. Los instrumentos de descripción existente en el Archivo General serán de libre acceso, si bien queda expresamente prohibida la reproducción por investigadores y usuarios en general, de los mismo a fin de salvaguardar los derechos de Propiedad Intelectual que corresponden a la Universidad.
Art. 41. Los investigadores deberán citar la procedencia de los documentos que forman parte del fondo de la Universidad, cuando publiquen sus trabajos. De igual forma deberán hacer entrega al Archivo General de una copia.
Art. 42. A efectos del presente Reglamento, se entiende por reproducción de documentos el conjunto de técnicas y procedimientos de copias y microcopias de los documentos que se encuentran en Archivo General.
Art.43. El Archivo proporcionará reproducciones de documentos que le sean solicitados, en la medida de su capacidad y de los medios técnicos disponibles, previa solicitud en impreso normalizado y pago por el interesado de las mismas según las tarifas aprobadas por la Universidad
Art.44. Las reproducciones de documentos del Archivo serán realizadas por el personal del mismo. En casos excepcionales según las características de la documentación, el Responsable del Archivo podrá autorizar la salida de la documentación para su reproducción, controlada en todo momento por el Archivo General.
Art. 45. El usuario que desee una reproducción se ajustará al procedimiento establecido al efecto. Cuando se trata de reproducciones de documentos de acceso restringido, el interesado deberá pedir la autorización previa y expresa de la autoridad que estableció la restricción, y presentarla en el Archivo General en el momento de la solicitud. Para las consultas de documentación con valor administrativo, el solicitante deberá dirigir la petición directamente a la unidad administrativa responsable del procedimiento.
Art. 46. No se facilitarán reproducciones de aquellos documentos cuyo estado de conservación no permita su realización sin perjuicio para los mismos.
Art.47. Además del servicio de reproducción mediante copias simples, el Archivo General facilitará copias compulsadas de aquella documentación con valor permanente cuyo valor administrativo haya prescrito, así mismo facilitará certificaciones firmadas por el Secretario General. La solicitud de este tipo de copias deberán formularse por escrito y dirigirse al Archivo General.
Artículo 48. El Archivo podrá realizar préstamo de documentos originales a las unidades administrativas y servicios de la Universidad para facilitar su consulta y agilizar los trámites administrativos y la toma de decisiones, según procedimiento establecido al efecto. Durante el tiempo que dure el préstamo, la unidad solicitante es la responsable de la integridad del documento prestado.
Art. 49. El préstamo de documentos originales a las unidades administrativas y servicios que soliciten se realizará previa solicitud por escrito del responsable de la unidad. El Archivo General podrá reclamar los documentos que no hayan sido devueltos en el tiempo establecido. La reclamación se hará por escrito e incluirá una relación de los documentos pendientes de devolución.
Art. 50. En casos excepcionales, el Archivo General podrá facilitar, el préstamo temporal de documentos no solo como complemento a actividades formativas docentes de la propia Universidad sino también para participar en actividades de difusión cultural externas a la Universidad especialmente exposiciones. En tales circunstancias será la Junta de Gobierno de la Universidad la encargada de dar o no la autorización y de establecer los requisitos a tener en cuenta en cada situación.
