Reglamento del Archivo Universitario de Granada

CAPÍTULO II. Organización y funcionamiento

Art.7. El Sistema de Archivos de la Universidad de Granada está constituido por todos los Archivos de Gestión, Archivo Intermedio, y el Archivo Histórico, los cuales se corresponden a las etapas del ciclo vital de los documentos y diferenciados entre sí y con funciones especificas para cada uno de ellos, formando todos juntos el Archivo General Universitario

Art.8. Archivos de gestión o de oficinas. Son aquellos en los que se reúne la documentación en tramite o sometida a continua utilización y consulta por parte de la unidad productora .

Art.9. Los archivos de gestión conservarán todos los documentos recibidos o generados en la actividad del propio órgano o de los órganos subordinados, mientras dure la tramitación de los asuntos y durante los cinco años siguientes a la finalización del tramite administrativo. Transcurrido dicho plazo, ésta documentación será transferida al Archivo Intermedio.

Art.10. La responsabilidad de la conservación y custodia de los documentos existentes en estos archivos así como su transferencia organizada y sistemática al Archivo Intermedio, recaerá en los jefes de las unidades quienes podrán designar un encargado que asuma las funciones y vele por el cumplimiento de la normativa establecida por la Dirección del Archivo General Universitario.

Art.11. Todos los servicios académicos y administrativos centrales, cada centro u órgano equivalente contarán con archivos de gestión donde se conserve la documentación hasta su transferencia al archivo Intermedio, asumiendo desde el punto de vista archivístico las funciones de archivo central.

Art.12. Los archivos de oficinas o de gestión aplicarán las directrices e instrucciones de carácter técnico que se elaboren desde la dirección del Archivo General Universitario, quien en todo momento podrá observar su cumplimiento..

Art.13. El Archivo Intermedio está integrado por aquellos documentos transferidos por las unidades productoras, por tanto se encuentra en fase semiactiva , y cuya consulta resulte esporádica por parte de los mismos, permaneciendo en él hasta su eliminación o transferencia al Archivo Histórico .

Art.14. El Archivo Histórico lo integran los documentos transferidos por el Archivo Intermedio y que debido a su valor histórico deben ser conservados permanentemente .
Igualmente formaran parte del mismo toda la documentación que reciba la Universidad de Granada por donaciones de particulares o sea adquiridas por compra, cesión o cualquier otro sistema previsto en el ordenamiento jurídico.

Art.15. La gestión, organización y dirección del Archivo Intermedio y Archivo Histórico le corresponden exclusivamente al Servicio de Archivo.

Art.16. El Archivo General es la cabecera del sistema archivístico unidad que reúne y custodia todos los documentos de la Universidad que han sido transferidos por los archivos de gestión, una vez que han transcurrido los plazos establecidos por el calendario de transferencia al Archivo General.

El Archivo General de la Universidad de Granada asumirá las funciones de archivo intermedio y de archivo histórico.

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