El Archivo de la UGR
Reglamento del Archivo Universitario de Granada
Capítulo I. De la naturaleza, definición, funciones y ámbito del Archivo de la Universidad
Art.1. El Archivo Universitario es una institución cultural y unidad administrativa donde se reúne, conserva, organiza y difunde el Patrimonio Documental de la Universidad de Granada. Está definido en el Artículo 197 de los Estatutos de la Universidad de Granada (Decreto 325/2003, de 25 de noviembre, del Consejo de Gobierno de la Junta de Andalucía, BOJA nº 236, de 9 de diciembre de 2003). Según el punto primero del mismo , el Archivo Universitario está compuesto por todos los documentos de cualquier naturaleza, época y soporte material producidos por cualquier órgano o servicio de la Universidad, así como los aportados a estos. "
Art.2. Se entiende, asimismo, por archivo universitario el conjunto orgánico de documentos - generados o reunidos por la Universidad de Granada, desde su creación , o por los miembros de su comunidad, en el ejercicio de sus funciones, al servicio de su utilización para la gestión administrativa, la información a los ciudadanos, la investigación y la cultura.
Art.3. Se entiende por documento de archivo toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soporte informáticos, que constituyen el testimonio de los fines y actividades propios de la Universidad de Granada, exceptuando las obras de creación literaria, científica o técnica editadas, que por su índole forman parte del Patrimonio Bibliográfico.
Art.4. El Patrimonio Documental de la Universidad de Granada lo constituyen los documentos de cualquier época generados, reunidos o conservados en el ejercicio de sus funciones por cualquiera de los Órganos de Gobierno , Departamentos, Facultades, Escuelas Universitarias, Colegios e Institutos Universitarios propios, Servicios Administrativos, Instituciones Culturales y Órganos de representación de la Universidad existentes o que, eventualmente, se creen para facilitar el cumplimiento de los fines atribuidos a la Universidad; asimismo los producidos por Institutos y Centros Universitarios u otras personas jurídicas que así se establezca en el correspondiente convenio o en cuyo capital participe mayoritariamente la Universidad de Granada, y por personas privadas o jurídicas, gestoras de servicios universitarios, en la gestión de dichos servicios.
La documentación antes citada puesto que forma parte del Patrimonio Documental está sujeta a leyes de rango superior, en especial a la Ley de Patrimonio Histórico Español (16/1985), a la Ley del Patrimonio Histórico Andaluz ( 3/1984 ) y la Ley de Archivo de Andalucía ( 1/1991 ).
Art.5. El Archivo Universitario depende orgánicamente de la Secretaria General de la Universidad, quien dictará las instrucciones que estime convenientes y propondrá el régimen de funcionamiento del mismo, proveyendo lo de la dotación presupuestaria adecuada para el desempeño de sus funciones ( Art. 197.4 de los Estatutos de la Universidad de Granada)
Sin perjuicio de las competencias atribuidas a los demás poderes públicos la gestión del Archivo Universitario le corresponde al Servicio de Archivos.Art.6. Son funciones del Archivo Universitario :
1. Recoger, organizar, conservar y hacer accesible la documentación , que tenga depositada, con objeto de servir de salvaguarda de derechos, en la gestión administrativa y como fuente de información, haciendo posible su acceso y consulta a la comunidad universitaria en particular y a los ciudadanos en general de acuerdo con el marco legal y normativo vigente, contribuyendo a la racionalización y calidad del sistema archivístico universitario. (Art.197.2 de los Estatutos de la Universidad de Granada)
2. Elaboración de los instrumentos de descripción adecuados que permitan un correcto acceso y gestión administrativa de la documentación, que facilite la resolución de los tramites administrativos y toma de decisiones.
3. Implantación de las directrices del Sistema Archivístico de la Universidad.
4. Establecer criterios y pautas sobre transferencias de documentación, selección y eliminación de documentos , gestión documental , así como cualquier otros aspectos del tratamiento de la documentación.
5. Establecer las pautas necesarias no solo en lo relativo a una correcta ubicación de la documentación, sino también en lo tocante a la seguridad y utilización que deben de tener las instalaciones del Archivo.
6. Asesorar a la administración universitaria en todo lo tocante a la organización y tratamiento técnico de la documentación.
7. Realizar estudios de identificación y valoración de series documentales con vista a su conservación y acceso .
8. Elaboración y propuesta del Reglamento del Archivo Universitario tanto para su aprobación como para su reforma.
9. Promover las actividades encaminadas no solo para difundir el patrimonio documental de la Universidad de Granada sino también de apoyo a la docencia; y todas aquellas que impliquen organización y tratamiento de la documentación que constituye el patrimonio documental de la Universidad de Granada
10. Ofrecer servicios de acceso al documento, como consulta, préstamo y reproducciones, disponiéndose para ello los medios técnicos y recursos humanos necesarios .
