Dr. Antonio Ángel Ruiz Rodríguez
     

     Archivos Electrónicos: Sistemas y Normas.

Programa y Prácticas.

 

 

Programa

 

UNIVERSIDAD DE GRANADA

FACULTAD DE BIBLIOTECONOMÍA Y DOCUMENTACIÓN

PLAN DE ESTUDIOS DE LA LICENCIATURA EN DOCUMENTACIÓN

  

ASIGNATURA: ARCHIVOS ELECTRÓNICOS. SISTEMAS Y NORMAS

OPTATIVA (6 CRÉDITOS)

PROFESORES: EDUARDO PEIS; ANTONIO A. RUIZ RODRÍGUEZ

 

JUSTIFICACIÓN

 

       El impacto de las tecnologías de la información ha provocado la emergencia de una comunidad de servicio/tratamiento de la información en la que los límites y diferencias que separan a las disciplinas y profesiones se diluyen. En el mundo de los documentos electrónicos las distinciones basadas en las diferencias de los objetos informativos a tratar se atenúan. En este contexto, cuestiones consideradas por los archiveros fundamentales para la consecución de su “misión” (y por lo tanto, identificativas de su carácter autónomo), como la identificación, la organización y la descripción, la valoración y la selección y el uso o la preservación, variarán significativamente. 

       Y es que la "red" existe hoy no sólo como un entramado digital para la difusión informativa, sino que constituye un "espacio" en el que nos comunicamos, enseñamos, jugamos, trabajamos, etc. Sobre este "espacio" se hacen negocios de gran volumen, los gobiernos reciben y proporcionan información a los ciudadanos, los centros de formación imparten sus enseñanzas y se relacionan con los estudiantes, etc. Todas estas actividades, que en su gran mayoría no siguen los cánones burocráticos tradicionales, producen "documentos". Por otra parte, de muchas de estas actividades es necesario dejar constancia, mantener testimonio de su ocurrencia.

       Los registros electrónicos deben ser tratados, deben ser gestionados para asegurar la evidencia de las actividades de las que proceden.

       Uno de los avances que puede contribuir a hacer frente al reto de los registros electrónicos es el impulso al desarrollo normativo. Desarrollo normativo con vocación de totalidad (desde los conceptos a las operaciones) pero centrado, sobre todo, en las normas de tecnología de la información que influyen e influirán en los sistemas de gestión futuros: OSI, EDI o metalenguajes como SGML.

       Por otro lado, los sistemas de gestión de archivo actuales posibilitan una automatización muy rentable del sistema de archivo, de hecho algunos de ellos han sido diseñados por profesionales de los archivos, pero la gestión de aquellos registros electrónicos que desde un principio no han sido concebidos como tales puede resultar impracticable.

       Lo cierto es que, tanto con los sistemas de gestión de archivo "tradicionales" como con los sistemas de gestión electrónica de documentos adaptados, de muchas de las actividades a las que aludíamos al comienzo de este trabajo es muy difícil mantener registro y, por otra parte, es muy complicado que estos sistemas integren los principios y prácticas archivísticas tradicionales y al mismo tiempo se enfrenten a estos "documentos". Y es que el impacto del ciberespacio sobre los sistemas de gestión de archivos es y será enorme.

       Durante las dos últimas décadas, los archiveros se han enfrentado a los cambios que representa la tecnología electrónica. Los primeros autores que abordaron el tema, ciñendo el análisis al producto, creyeron que los archiveros podrían aplicar la teoría y la práctica archivística tradicionales a los documentos en formato electrónico. En los últimos años, sin embargo, algunos investigadores sostienen que la propia naturaleza de los registros electrónicos y el contexto en que se producen requieren de los archiveros la adopción de nuevas ideas que podrían cambiar, e incluso eliminar, los principios archivísticos tradicionales.

       Las cuestiones del acceso y la preservación futuras deben ser parte integral del diseño de las políticas y sistemas de información. En teoría, la gestión de documentos y archivos, que tradicionalmente ha sido tratada a posteriori, debe ser catapultada hacia las consideraciones previas de diseño de políticas, sistemas y aplicaciones.

       En la práctica, las posibles aplicaciones tratan de integrar las necesidades para el recordkeeping en los sistemas en la fase de diseño, empleando para ello metadatos, con una estructura lógica rigurosa que puede ser expresada mediante metalenguajes como XML.

 

METODOLOGÍA

 

       El desarrollo del programa se realizará de forma no lineal, es decir, aunque partimos de un planteamiento genérico dicho desarrollo estará sujeto a los cambios impuestos por los propios alumnos, el profesor o los avances tecnológicos y/o normativos.

       El profesor realizará en clase una exposición de cada uno de los apartados de que consta el programa y propondrá un conjunto de materiales de consulta (impresos u on-line) que deberán ser utilizados por el alumno para realizar una recensión. Basándose en dicha recensión, cada uno de los apartados será discutido en clase.

       Durante dicho desarrollo el profesor irá proponiendo la realización de trabajos prácticos que permitan apoyar las conclusiones.

 

OBJETIVOS

 

1.      Determinar las principales causas que han provocado la escasez de desarrollo normativo en los archivos y percibir los beneficios que puede aportar. Saber que el proceso normativo debe afectar a todas las áreas del trabajo archivístico, desde los conceptos y la terminología hasta la tecnología, pasando, naturalmente, por las operaciones.

2.      Conocer los distintos niveles de normas posibles y comprender que todos son suceptibles de ser desarrollados y aplicados en el mundo de los archivos.

3.      Comprender la importancia de la normalización de las operaciones y, dentro de ellas, la descripción.

4.      Avanzar en el estudio de normas de tecnología de la información (sobre todo metalenguajes como SGML).

5.      Determinar el papel que juegan en la actualidad las denominadas tecnologías de la información y las consecuencias que tiene y puede tener su aplicación generalizada sobre los métodos de trabajo y sobre la forma del documento fundamentalmente. Saber cómo afecta y puede afectar todo ello a los sistemas para la gestión/tratamiento de los registros..

6.      Aprender qué se puede considerar un registro electrónico y determinar sus principales características. Conocer cómo se pueden gestionar/tratar este tipo de registros y cuál puede ser la tendencia futura.

7.      Saber en qué consisten y determinar la importancia de los modelos metadatos en este contexto.

8.      Comprender el modelo EAD, sus posibilidades de aplicación y las ventajas de su utilización.

 

PROGRAMA

 

I. El desarrollo normativo en archivos

I.1.- Tendencias globales: sistemas de gestión, normalización terminológica y conceptual.

I.2.- Normalización de procedimientos.

I.1.1.- Normalización de la descripción

I.1.2.- La ISAD-G y la ISAAR-CPF

            I.3.- Normas tecnológicas.

                        I.3.1.- EDI

                        I.3.2.- SGML

I.4.- Codificación electrónica de instrumentos de descripción de archivos: Aplicación de SGML a la información descriptiva.

            I.4.1.- EAD (Encoded Archival Description)

II. Los sistemas de gestión de registros electrónicos

II.1.- El “determinismo” tecnológico

II.2.- Las consecuencias: el documento y el contexto electrónicos

II.2.1.- Modificación de la forma del documento

II.2.2.- Modificación de los métodos de trabajo

II.3.- Las respuestas

II.4.- El “nuevo paradigma”

II.4.1.- Punto de partida. La inadaptación de lo tradicional

II.4.2.- Documento

II.4.3.- Principios de procedencia y orden original

II.4.4.- Funciones y métodos

II.4.4.1.- Selección y valoración
II.4.4.2.- Retención y conservación
II.4.4.3.- Organización y descripción
II.4.4.4.- Acceso y uso

II.4.4.5.- Políticas de información

            II.4.5.- El “records continuum”

II.4.6.- Los objetivos

II.4.6.1.- Crear evidencia

II.4.6.2.- Identificar evidencia

II.4.6.3.- Documentar actividad

II.4.6.4.- Mantener evidencia

II.4.6.5.- Posibilitar uso

II.5.- Sistemas globales de recordkeeping

            II.5.1.- Requerimientos funcionales

II.5.2.- Metadatos

    III.- Metalenguaje

III.1.- Standard Generalized Markup Language (SGML)

III.1.1.- Rudimentos sintácticos
III.1.2.- Software

III.2.- La adaptación: XML

III.3.1.- Extensible Markup Language (XML)
III.3.2.- Extensible Style Language (XSL)
III.3.3.- XML Linking and Addressing (Xlink)

            III.3.4.- Técnicas complementarias

III.3.- Algunas aplicaciones en el contexto de sistemas de información

III.3.1.- Text Encoding Initiative (TEI)
III.3.2.-  Encoded Archival Description (EAD) 

 

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Prácticas

 

 

 

 

 

Universidad de Granada - Facultad de Biblioteconomía y Documentación
Campus de Cartuja s/n, 18071 Granada (España)